Документоoборот в торговой организации должен осуществляться по правилам, указанным в учетной политике фирмы. Правильное движение документов важно для корректного ведения бухгалтерского и налогового учета.
Формирование документооборота в торговой компании — это обязанность руководителя. Вместе с учетной политикой он должен утвердить:
- формы первичных неунифицированных документов;
- формы документов, предназначенных для внутренней отчетности;
- технологию для обработки учетных данных.
При определении правил документооборота важно иметь ввиду размеры компании, внутреннюю структуру организации, частоту хозяйственных операций. Должны быть учтены требования законодательства и Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утверждено Министерством финансов от 29.07.83 № 105).
Основные этапы документооборота
Любой первичный документ в бухгалтерском учете имеет свой путь движения. Несмотря на это, можно выделить общие этапы движения всех первичных документов:
- создание или прием документа;
- предоставление его в отдел бухгалтерии (бухгалтерскую службу);
- проверка, обработка, внесение информации в бухгалтерский регистр;
- отправка документов в архив.
Чтобы ведение документооборота в организации осуществлялось своевременно, составляют график. При его разработке нужно учитывать:
- количество подразделений, исполнителей, имеющих отношение к движению каждого документа;
- минимальное время, в течение которого документ находится в подразделении.
Для оформления каждой операции торговые компании должны использовать первичные документы установленной формы. Если нужно использовать документы не унифицированного вида, в них указывают обязательные реквизиты.
Ведение документооборота в торговой организации
Торговая деятельность включает две основные хозяйственные операции: прием товара и реализацию товара. В соответствии с каждой из них оформляется свой перечень документов.
Прием товара
Товар поступает в компанию с различными товаросопроводительными документами (выбор формы зависит от условий поставки и правил транспортировки груза). К ним относят:
- накладную (обычно оформляется ТОРГ-12);
- акт о приемке товаров ТОРГ-1;
- товарно-транспортную накладную № 1-Т (при использовании автотранспорта);
- железнодорожную накладную;
- счет или счет-фактуру.
При поступлении товаров покупатель должен проверить груз. Если установлена разница по качеству или количеству, то составляются:
- акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (Торг-2);
- акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров (ТОРГ-3).
Акты с приложениями направляются в отдел бухгалтерии организации. Далее обычно составляется претензионное письмо.
Продажа товара
Для оформления отпуска товара используется унифицированная форма ТОРГ-12. Товарную накладную выписывает бухгалтер или уполномоченное лицо. В обязательном порядке документ должен содержать:
- номер и дату накладной;
- наименование, адрес, телефон и факс, реквизиты банка, работающего с грузополучателем и поставщиком;
- должности и подписи лиц, производивших отгрузку. Подписи должны быть расшифрованы.
Если доставка товара производится продавцом, нужно составить товарно-транспортную накладную 1-Т.
Для правильного ведения документооборота в организации важно учитывать, какую торговлю осуществляет фирма — оптовую или розничную. Каждая из них имеет свои нюансы. Например, при розничной торговле компания обязана иметь контрольно-кассовый аппарат.
Первичные документы поступают в бухгалтерию, где осуществляется их проверка:
- на законность операции — если главный бухгалтер посчитал, что документ оформлен неправильно, он должен довести это до сведения руководителя фирмы;
- на правильность заполнения — если документ оформлен неправильно, он не имеет юридической силы.
После этого бухгалтер группирует документы, проверяет расчеты, выполняет таксировку и контировку. Документы помечают, чтобы не использовать второй раз. Для отражения всех хозяйственных операций специалисты ведут бухгалтерские регистры. По истечении срока обязательного хранения документы перемещают в архив.
Документооборот в торговой организации от «БФ Консалтинг»
Наша компания выполняет ведение документооборота в организации на выгодных условиях. Стоимость услуги рассчитывается в индивидуальном порядке для каждого клиента.
Мы предоставляем различные услуги бухгалтерского сопровождения. Вы можете выбрать как комплексное, так и частичное обслуживание.
Ведение документооборота в организации требует отличной профессиональной подготовки. Наши сотрудники имеют профильное высшее образование и большой опыт практической работы. Мы строго придерживаемся требований конфиденциальности информации и несем ответственность по хозяйственным операциям.
Если у вас есть какие-либо вопросы по бухгалтерскому учету, мы готовы предоставить бухгалтерские консультации.
Телефон: 8 (495)-640-44-46. |
